Έχετε ακούσει για την αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (RPA); Πρόκειται για μια νέα τεχνολογική σωτηρία για τις επιχειρήσεις και έχει αποδειχθεί ότι ενισχύει σημαντικά την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα των επιχειρήσεων. Μέσα από την πολυετή εμπειρία εφαρμογής της RPA και με την πολύτιμη βοήθεια πελατών σε διάφορους τομείς, όπως οι τηλεπικοινωνίες, η υγειονομική περίθαλψη, οι ασφάλειες και τα χρηματοοικονομικά, είμαστε σε θέση να σας παρουσιάσουμε 10 αρετές της RPA που την καθιστούν αποτελεσματική λύση για πολλές από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι σύγχρονες επιχειρήσεις.
1. Εξοικονόμηση πόρων
Ποιοι είναι οι δύο πιο πολύτιμοι πόροι; Ο χρόνος και τα χρήματα. Το RPA σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε και τα δύο. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο σε εσωτερικές δραστηριότητες, όπως η σύσταση νέων υπαλλήλων, η παράδοση εσωτερικών εγγράφων μεταξύ των υπαλλήλων, καθώς και η επίλυση ζητημάτων που σχετίζονται με την πληροφορική. Η αυτοματοποίηση συνεπάγεται επίσης ένα ορισμένο επίπεδο απλούστευσης των πληροφοριών, το οποίο διευκολύνει και επιταχύνει την αλληλεπίδραση με τους πελάτες, τη ροή εργασιών για τους υπαλλήλους και την απόδοση των συσκευών. Με αυτή την αποτελεσματική οικονομία χρόνου έρχεται και η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου – τώρα η εταιρεία σας έχει περισσότερο χρόνο για την εσωτερική ανάπτυξη, την αύξηση των επαγγελματικών δεξιοτήτων των εργαζομένων και την όξυνση της τεχνογνωσίας των βασικών τομέων της.
Η οικονομία χρήματος εδώ έγκειται στην υποκατάσταση των FTE με λογισμικό, η οποία μπορεί να εξοικονομήσει στην επιχείρησή σας έως και 80 έως 90 τοις εκατό. Ένα άλλο σημείο υπέρ της εξοικονόμησης κόστους είναι η χρήση ψηφιακού αυτοματισμού που αποκλείει εντελώς την ανάγκη γραφειοκρατίας, η οποία, και πάλι, μπορεί να πάρει τόσο πολύ χρόνο.
2. Ευελιξία
Ένα από τα ισχυρότερα σημεία της RPA είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιήσει τα ίδια συστήματα πληροφορικής με τα FTE σας– χωρίς την περιττή ενσωμάτωση με όλες τις εφαρμογές. Αυτή η τεχνολογία μπορεί επίσης να προσαρμοστεί με βάση τις εποχές, αν χρειαστεί.
3. Ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων
Με την RPA, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικά καθήκοντα αντί να αφιερώνουν το χρόνο τους, για παράδειγμα, στην επανάληψη πληροφοριών σε διάφορες βάσεις δεδομένων. Αυτό συμβαίνει, και πάλι, χάρη στη δυνατότητα εξοικονόμησης χρόνου που παρέχει η RPA. Αφιερώνοντας τον χρόνο τους σε δραστηριότητες που είναι πιο πολύτιμες για την επιχείρηση, οι εργαζόμενοι ασχολούνται περισσότερο με την εργασία τους. Αυτό που είναι πιο σημαντικό, τώρα που το μυαλό του προσωπικού σας απελευθερώνεται από επίπονες και χρονοβόρες εργασίες, είναι ότι έχει χώρο για ιδέες. Αυτές οι σπουδαίες ιδέες είναι η κινητήρια δύναμη για την επιχείρησή σας και δεν θέλετε να το παραμελήσετε αυτό.
4. Αξιοπιστία
Το RPA είναι ένα ρομπότ, επομένως δεν φθείρεται, δεν κουράζεται ή δεν γίνεται απρόθυμο να εργαστεί, δεν εγκαταλείπει την εταιρεία και δεν καταστρέφει τα συστήματά σας. Επιπλέον, καταγράφει συνεχώς τα δεδομένα, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθησή τους. Επίσης, σε περιπτώσεις διακοπής λειτουργίας του συστήματος ή άλλων δυσλειτουργιών, το RPA μπορεί να ανακτήσει τα δεδομένα μέσω των εφεδρικών αρχείων καταγραφής του.
5. Ικανοποίηση πελατών
Τώρα που οι υπάλληλοί σας δεν είναι εξαντλημένοι με εργασίες που καταλαμβάνουν πολύ από το χρόνο τους, μπορούν πραγματικά να δώσουν περισσότερη προσοχή στους πελάτες. Δεν είναι πολύ συνηθισμένο ένας πελάτης να απευθύνεται στην υπηρεσία υποστήριξης μιας εταιρείας αυστηρά κατά τις εργάσιμες ώρες – συχνά μπορεί να λάβετε μια κλήση κάποια στιγμή κοντά στα μεσάνυχτα ή τα Σαββατοκύριακα. Κανείς που έχει ανάγκη από βοήθεια δεν θέλει να μένει απ’ έξω, οπότε η RPA σας επιτρέπει να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στους πελάτες σας, χτίζοντας έτσι πιο αξιόπιστες και μακροχρόνιες σχέσεις και, φυσικά, διευρύνοντας την πελατειακή βάση.
6. Σαφής δομή διακυβέρνησης
Καθώς η RPA απαιτεί την ίδια πρόσβαση με το FTE σας, θα δημιουργηθεί η ανάγκη σαφούς καθορισμού των δικαιωμάτων πρόσβασης για κάθε εφαρμογή. Με αυτόν τον τρόπο, η δομή διακυβέρνησης ορίζεται καλύτερα, ώστε ο καθένας να γνωρίζει τις δικές του εφαρμογές.
7. Γρήγορη επεξεργασία αιτήσεων
Με την RPA, τα αιτήματα των πελατών επεξεργάζονται σε πραγματικό χρόνο- έτσι, το αποτέλεσμα μπορεί να φανεί μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Ένα άλλο χρυσό σημείο για την RPA είναι η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας αιτημάτων πελατών. Σε μια περίπτωση, όπου ένας πελάτης πρέπει να υποβάλει κάποια έγγραφα για περαιτέρω έγκριση, χωρίς την αυτοματοποίηση, η όλη διαδικασία μπορεί να διαρκέσει έως και ένα μήνα, επειδή τα έγγραφα πρέπει να ελεγχθούν και να υπογραφούν ή με άλλους τρόπους να εγκριθούν από διαφορετικά άτομα, τα οποία με τη σειρά τους είναι συνήθως απασχολημένα. Ως εκ τούτου, η διαδικασία δεν είναι παρά χελώνας. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας μειώνει τον χρόνο επεξεργασίας των εγγράφων σε μερικές ημέρες, κάτι που σίγουρα θα αρέσει στους πελάτες, διότι σε κανέναν δεν αρέσει να περιμένει πολύ και να χάνεται ο χρόνος του.
8. Γρήγορα αποτελέσματα
Μόλις εφαρμόσετε το RPA, η εταιρεία σας θα βιώσει δραστικές αλλαγές μέσα σε λίγες εβδομάδες και θα δείτε σημαντική πρόοδο. Κατά μέσο όρο, χρειαζόμαστε περίπου οκτώ εβδομάδες για να υλοποιήσουμε ένα έργο RPA.
9. Συνέπεια υψηλής ποιότητας
Οι άνθρωποι που κάνουν χειροκίνητη αντιγραφή δεδομένων σε διάφορα συστήματα τείνουν να παρουσιάζουν κόπωση- μπορεί να ξεχνούν πράγματα και να επιτρέπουν ένα ορισμένο επίπεδο απροσεξίας και λαθών. Οι άνθρωποι είναι άνθρωποι, αλλά μερικές φορές αυτός ο ανθρώπινος παράγοντας μπορεί να αποδειχθεί καταστροφικός για την επιχείρηση. Τότε είναι που η αυτοματοποίηση των διαδικασιών έρχεται να σώσει, όχι μόνο επειδή αποκλείει την πιθανότητα λαθών, αλλά και επειδή δεν παραμορφώνει τα δεδομένα. Η RPA παρέχει μια συνεπή και ακριβή διαδικασία που χρησιμοποιεί ένα μοτίβο για την ολοκλήρωση παρόμοιων εργασιών. Η λογική του αναπτύσσεται από τις καλύτερες ΜΜΕ σας και μαζί με την ομάδα RPA θα προσπαθήσουν για την υψηλότερη ποιότητα των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων.
10. Καλύτερη ανάλυση SLA
Με τη βοήθεια ενός γραφήματος, το RPA επιτρέπει την παρακολούθηση της τρέχουσας προόδου του SLA και των ζητημάτων που σχετίζονται με την απόδοση, προκειμένου να σας βοηθήσει να καταλάβετε αν υπάρχει ή όχι κάποια βελτίωση στο έργο της ομάδας σας.
Παρ’ όλα τα πλεονεκτήματα του RPA, η τεχνολογία δεν έχει σχεδιαστεί σε καμία περίπτωση για να υποκαταστήσει την ανθρώπινη εργασία – εξυπηρετεί αποκλειστικά τον σκοπό της διευκόλυνσης και της επιτάχυνσης των διαδικασιών διαχείρισης και της ροής εργασιών.
Πιστεύουμε ότι το μέλλον βρίσκεται στην ενότητα της μηχανής και της ανθρώπινης εργασίας, διότι, όσο αποτελεσματική και γρήγορη μπορεί να είναι η αυτοματοποίηση, δεν έχει καμία χρησιμότητα χωρίς την ανθρώπινη επαφή. Με τη βοήθεια αυτής της τεχνολογίας, οι άνθρωποι θα μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο από το χρόνο τους σε εργασίες που βελτιώνουν πραγματικά την ποιότητα των υπηρεσιών μιας εταιρείας και παράγουν ιδέες, αντί να αναλώνουν την ενέργεια και το δυναμικό τους σε τεχνικές λεπτομέρειες.
